Il Fondo ASIM ai tempi del COVID-19

È il 23 marzo quando questo contributo viene redatto. Nella tarda serata di sabato 21 marzo il Presidente del Consiglio dei Ministri, Giuseppe Conte, ha anticipato sulle reti televisive nazionali le ultime disposizioni in materia di provvedimenti per il contenimento del contagio da COVID-19.

Un’ulteriore stretta che il Paese deve subire e sostenere a tutela di ogni singolo cittadino, dopo quelle che hanno limitato ancora di più gli spostamenti delle persone, e che ora puntano a definire le sole attività produttive che possono essere svolte anche non in regime di smart working: sono molto poche, individuate con i codici ATECO, e sono limitate a quelle considerate “essenziali” per la Comunità Nazionale.

A noi del Fondo ASIM non ha stupito trovare “81.2 attività di pulizia e disinfestazione” tra quelle contenute nell’allegato 1 del Decreto firmato il 22 marzo da Giuseppe Conte.

Il nostro Settore, quello composto dalle imprese e dai lavoratori a cui rivolgiamo le nostre attenzioni e il nostro operato, troppo spesso considerato scontato o non considerato affatto, oggi, in un momento drammatico per il Paese emerge al fianco di quelli della filiera alimentare, dell’assistenza sanitaria, della ricerca e altri ancora altrettanto funzionali allo svolgimento della vita di Comunità.

Anche per questo, noi del Fondo ASIM non abbiamo voluto far mancare il nostro supporto e, rispettando le misure limitative negli spostamenti e nello svolgimento delle attività produttive e dei servizi imposte dal Governo, abbiamo voluto far sentire la nostra presenza e il nostro piccolo contributo nei confronti dei lavoratori dipendenti da imprese esercenti servizi di pulizia e servizi integrati/multiservizi.

Il nostro team è composto da 8 persone, determinate e convinte nello svolgere il ruolo che hanno avuto assegnato.

4.440 imprese aderenti 352.000 lavoratori iscritti di cui oltre 233 mila in copertura.

Una media mensile di oltre 2.000 telefonate risposte, di oltre 9.000 canali chat del Portale S.I.Asim attivi, 14.100 follower della nostra pagina Facebook che raccoglie oltre 3.700 interazioni anche nel pieno del mese di marzo.

Questi numeri dovrebbero servire a rappresentare sinteticamente il volume di attività di comunicazioni con i nostri lavoratori iscritti e con le nostre imprese aderenti. 

Il call center 

In questo nuovo setup nessuno dei canali di comunicazione è stato trascurato. Abbiamo individuato dei meccanismi semplici sul mercato che hanno permesso, in tutta trasparenza per i nostri riferimenti, di gestire il nostro call center in maniera completamente decentrata.

Ciascuna operatrice può rispondere e/o chiamare con le medesime priorità di ruolo e di orario sempre avute con la postazione fissa in ufficio.

Naturalmente il numero delle chiamate in entrata è diminuito a causa delle priorità diverse dei lavoratori, ma in soli 14 giorni di operatività a marzo, nel pieno del periodo di pandemia, abbiamo gestito oltre 740 chiamate, ossia una media di oltre 52 al giorno; segno che il Fondo ASIM è presente per i suoi lavoratori e le sue imprese – sempre.

La contribuzione e le coperture

Niente si ferma o si rallenta anche nella gestione della contribuzione. Il Portale S.I.Asim è facilmente accessibile dalle nostre abitazioni e con qualsiasi device, dallo smartphone al PC.

Ogni attività quindi è consentita anche da remoto. Nessun controllo o presidio a fronte di rischi operativi viene meno o ridotto a seguito di questa nuova modalità operativa e di accesso.

Le performance di riconciliazione non stanno subendo alcun impatto negativo.

Il Fondo ASIM, anche per il bilancio in corso di chiusura, avrà partite in corso di riconciliazione che avranno un valore ben al di sotto dei 10mila euro (0,07% della contribuzione).

I tempi medi di riconciliazione continuano a migliorare e sono attualmente a 8,76 giorni su un volume annuo 2,8 milioni di UNIEMES e 576.000 F24. Prestazioni di altissimo livello raggiungibili anche con il “lavoro agile” utilizzando un sistema gestionale e di performance management di primissimo livello.

Tutto questo per consentire la più veloce e tempestiva individuazione dei lavoratori da inserire in copertura (o da cancellare).

In questo nuovo set-up organizzativo, anche questo processo continua a essere gestito con i consueti meccanismi informatici e con la medesima applicazione di regole e procedure.

Continua a essere garantito il perfetto allineamento tra il portafoglio iscritti in copertura di Fondo ASIM e quello degli assicurati di UniSalute.

In questo ci avvantaggia anche il supporto del nostro assicuratore con il quale abbiamo implementato sistemi di trasferimento di dati in tutta efficienza operativa e nel pieno rispetto delle stringenti normative GDPR. 

Le attività in autogestione

In queste due settimane il Team ha continuato a elaborare le richieste di rimborso dei ticket del Servizio Sanitario Nazionale che sono pervenute attraverso il “Portale LEO”; oltre 1.600 richieste di rimborso sono state elaborate e definite in soli 14 giorni a favore di 760 iscritti; un impegno e un risultato imponenti.

Non solo, sono state raccolte ed elaborate, con l’intervento del Comitato Scientifico del Fondo, 4 richieste di attivazione LTC (long term care – non autosufficienza).

Il team management 

Distanti ma mai da soli. Così sintetizzerei la metodologia di lavoro applicata dal nostro Team. 

I sistemi informatici rendono accessibile il dato, le procedure permettono di gestirlo in sicurezza, ma è solo il confronto diretto che permette a una squadra di svolgere in armonia ed efficacemente il proprio compito.

Ogni giorno almeno trenta minuti connessi simultaneamente, con audio e video, attraverso il nostro sistema di videoconferenza. La stanza virtuale sempre aperta per consentire uno scambio di opinioni o un confronto tra due o più colleghi su temi specifici anche estemporaneamente.

Chi, come me, ha anche il compito di controllare la rotta non ha smesso mai di contare su un sistema di performance management e di KPIs.

E inoltre: un Consiglio Direttivo (per la prima volta), una riunione del Comitato Scientifico, due riunioni di Presidenza, due riunioni con UniSalute, almeno tre con il nostro partner per la comunicazione Openbox; tutte potendo contare sulla possibilità di guardarsi negli occhi: distanti ma vicini. 

L’applicazione delle norme sullo “smart working”

“Va attuata il più possibile la modalità lavoro agile” – Giuseppe Conte, dichiarazione di presentazione delle nuove misure di contrasto all’emergenza COVID-19 – 11/03/2020.

Il Team del Fondo ASIM ha iniziato a operare nella nuova modalità già il 9 marzo.

Tutte le comunicazioni ufficiali rese necessarie da questa forma emergenziale dello smart working erano state effettuate, le procedure interne così come il sistema di gestione del call center testati.

La dedizione come vero motore

Sono personalmente tra i più convinti sostenitori dello smart working; una forma di lavoro evoluta che consente la riduzione degli spostamenti, la migliore conciliazione del tempo famiglia lavoro e molti altri aspetti determinanti per una vivibilità personale e di società migliore. 

Naturalmente quella che stiamo applicando noi di Fondo ASIM, come molte altre centinaia di migliaia di lavoratori in Italia, è una forma figlia di una grave emergenza, che non può contenere tutti gli accorgimenti necessari a garantire il migliore equilibrio tra efficienza ed efficacia: non è stata una scelta fatta in piena libertà; non ci si è potuti preparare adeguatamente al necessario cambio culturale; in altre parole, lo abbiamo subito.

In queste condizioni molti fra noi potrebbero sentirsi reclusi (anche nel lavoro) o “esiliati per decreto”. 

Al nostro fianco abbiamo trovato lo stesso nostro spirito di squadra nei nostri partner principali (Openbox per la parte informatica e di comunicazione), UniSalute (gestore assicurativo) e il Comitato Scientifico; questi ci hanno assecondato evitandoci ogni limitazione o rallentamento.

Quindi, malgrado queste difficoltà, innegabili e inevitabili, il Team di Fondo ASIM, nel suo complesso, ha fatto della consueta dedizione al raggiungimento degli obiettivi personali e di gruppo, il propellente del nuovo motore; l’affiatamento di squadra è diventato, seppure nella distanza, un lubrificante ancora più efficace per gli ingranaggi delle rispettive competenze.

Personalmente, ringrazio tutte le mie colleghe per il modo con il quale dimostrano di sapere essere unite anche se distanti, sono loro il vero successo.